Fimea utvecklar agil upphandling och kompetens – biverkningsregistret som pilotprojekt
© GettyImages/Halfpoint
Fimea firade ibruktagandet av det första systemet som införskaffats och utvecklats direkt i ett offentligt moln, när det nya nationella registret över biverkningar av humanläkemedel och veterinärmedicinska läkemedel publicerades för produktion 7.12.2023. Projektet var ett "laboratorium" för den nya upphandlingsmodellen och verksamhetssätten, där man testade nya sätt att genomföra IT-utvecklingsprojekt. Testningen kan sägas ha varit lyckad i och med projektet som gick i produktion.
Det nya systemet påskyndar handläggningstiden för anmälningar om biverkningar och ersätter med hjälp av olika gränssnittslösningar de manuella skedena i den tidigare processen. Dessutom har den nya elektroniska ärendehanteringen för humanläkemedel och veterinärmedicinska läkemedel klart förbättrat kvaliteten på uppgifterna i biverkningsanmälningarna, vilket för sin del främjar en snabbare behandling av anmälningarna.
I projektet utvecklades utöver systemet även verksamhetsprocesser
Upphandlingen av det nya systemet inleddes i slutet av 2021 med en omfattande marknadsdialog. Marknadsdialogen informerar marknaden om kommande upphandlingar och möjliggör en dialog mellan den upphandlande enheten och anbudsgivarna. Utifrån dessa diskussioner genomfördes Fimeas första riktiga agila upphandling, där systemet utvecklades direkt i molnmiljön till timpris.
Upphandlingen bestod av två faser: poängsättningen av de skriftliga produktionerna samt intervjufasen. Efter den första fasen intervjuade Fimea de två anbudsgivare som fått flest poäng, och utifrån detta gjordes det slutliga valet. De blivande produktägarna vid Fimea deltog i intervjuerna tillsammans med informationsresursenheten och kunde på så sätt påverka valet av framtida arbetskamrater.
Att engagera experterna i det kommande förändringsprojektet redan i upphandlingsskedet följer Fimeas IT-riktlinjer, enligt vilka det inte finns enbart IT-utvecklingsprojekt. IT-utvecklingsprojekt ska alltid utveckla processen och verksamhetssättet. Eftersom verksamhetssättet i projektet var mycket annorlunda än i tidigare utvecklingsprojekt tillsattes nya roller i teamet, såsom Scrum Master och Agile coach, vars uppgift var att stödja teamet att agera på bästa möjliga sätt.
Själva genomförandeprojektet inleddes våren 2022 med ett cirka en månad långt tjänstedesignskede, där projektets omfattning fastställdes tillsammans med applikationsleverantören och man skapade en gemensam uppfattning om projektets mål. Tjänstedesignskedet upplevdes som ett bra sätt och som en så kallad mjuklandning för leverantörsteamets medlemmar att bekanta sig med Fimea och branschen. Efter tjänstedesignfasen inleddes själva systemets genomförandefas, då teamet utökades med applikationsutvecklare.
Modellen för agil utveckling gjorde det möjligt att koncentrera sig på det väsentliga
Målet med projektet var redan från början att skapa ett gott samarbete mellan applikationsleverantören och beställaren och att följa principerna för agil utveckling. Fimea satsade också på sin egen kompetens inom agil utveckling och projektets produktägare genomgick en produktägarutbildning innan projektet inleddes. Teamet sammanträdde regelbundet och projektet fick en god vi-anda, som bevarades under hela projektet och syntes som ett gemensamt ansvarstagande och en god kvalitet på genomförandet.
I praktiken lyckades man i projektet skapa ett mycket fungerande sätt att samarbeta med systemleverantörerna och följa principerna för agil utveckling. Efter varje sprint hölls en öppen demonstration där man presenterade vad som åstadkommits under sprinten. De öppna demonstrationerna gav transparens i arbetet och fungerade som utbildningssessioner för kommande slutanvändare.
Testmiljön kom igång i snabb takt och den kontinuerliga testningen och beaktandet av slutanvändarna under utvecklingen fungerade mycket bra. Inledandet av slutanvändartestningen i ett tidigt skede av projektet gav tydlig nytta i projektets slutskede, eftersom kvaliteten på det system som skulle tas i bruk var mycket god i och med den kontinuerliga testningen och godkännandetestningen kunde utföras på ett lättare sätt.
Projektets produktägare tillägnade sig sin egen roll väl och konstaterade i projektets retrospektiv att även andra projekt borde göras på samma sätt. Det hade inte på något sätt varit möjligt att på förhand känna till alla detaljer som kommit in under definitionerna och en agil upphandling gjorde det möjligt att komma överens om allt och alltid bedöma att man till följande gör det som är viktigast.
Av projektets verksamhetssätt skapades en verksamhetsmodell som ständigt utvecklas och som systematiskt medför god praxis för Fimeas utvecklingsprojekt och som man även i fortsättningen strävar efter att upprepa oberoende av leverantörer.
Läs mer:
Fimeas webbnyhet 7.12.2023: Den elektroniska anmälan om läkemedelsbiverkningar förnyas