Fimea kehittää ketterää hankintaa ja osaamista – pilottina haittavaikutusrekisteri

© GettyImages/Halfpoint

Fimeassa juhlistettiin ensimmäistä suoraan julkipilveen hankitun ja kehitetyn järjestelmän käyttöönottoa, kun uusi kansallinen ihmis- ja eläinlääkkeiden haittavaikutusrekisteri julkaistiin tuotantoon 7.12.2023. Projekti oli uuden hankintamallin ja toimintatapojen "laboratorio", jossa testattiin uusia tapoja tehdä IT-kehitysprojektia. Testaamisen voidaan sanoa olleen onnistunutta tuotantoon menneen projektin myötä.  

Uusi järjestelmä nopeuttaa haittavaikutusilmoitusten käsittelyaikaa ja korvaa erilaisten rajapintaratkaisujen avulla aikaisemmassa prosessissa olevia manuaalisia vaiheita. Lisäksi uusi sähköinen asiointi ihmis- ja eläinlääkkeille on selvästi parantanut haittavaikutusilmoitusten tiedon laatua, mikä omalta osaltaan edesauttaa ilmoitusten nopeampaa käsittelyä.  

Projektissa kehitettiin järjestelmän lisäksi toimintaprosesseja

Uuden järjestelmän hankinta aloitettiin loppuvuodesta 2021 kattavalla markkinavuoropuhelulla. Markkinavuoropuhelu tiedottaa markkinoita tulevista hankinnoista ja mahdollistaa dialogin hankintayksikön ja tarjoajien välillä. Näiden keskusteluiden perusteella toteutettiin Fimean ensimmäinen oikea ketterä hankinta, jossa järjestelmä kehitettiin suoraan pilviympäristöön tuntihintaisena toteutuksena. 

Hankinta koostui kahdesta vaiheesta; kirjallisten tuotosten pisteytyksestä sekä haastatteluvaiheesta. Ensimmäisen vaiheen jälkeen Fimea haastatteli kahta eniten pisteitä saanutta tarjoajaa, minkä perusteella tehtiin lopullinen valinta. Tulevat Fimean tuoteomistajat osallistuivat tietohallintoyksikön kanssa haastatteluihin ja pääsivät näin vaikuttamaan tulevien työkavereiden valintaan. 

Asiantuntijoiden sitouttaminen jo hankintavaiheessa tulevaan muutosprojektiin noudattaa Fimean IT-linjauksia, joiden mukaan pelkkiä IT-kehityshankkeita ei ole olemassa. IT-kehityshankkeiden tulee aina kehittää prosessia ja toimintatapaa. Koska toimintatapa projektissa oli hyvin erilainen kuin aikaisemmissa kehitysprojekteissa, tiimiin lisättiin uusia rooleja, kuten Scrum Master ja Agile coach, joiden tehtävänä oli tukea tiimiä toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla.  

Itse toteutusprojekti aloitettiin keväällä 2022 noin kuukauden mittaisella palvelumuotoiluvaiheella, jossa määriteltiin projektin laajuus yhdessä sovellustoimittajan kanssa sekä muodostettiin yhteinen ymmärrys projektin tavoitteista. Palvelumuotoiluvaihe koettiin hyväksi tavaksi ja ns. pehmeäksi laskuksi toimittajatiimin jäsenille tutustua Fimeaan ja toimialaan. Palvelumuotoiluvaiheen jälkeen aloitettiin itse järjestelmän toteutusvaihe, jolloin tiimi kasvoi sovelluskehittäjillä. 

Ketterän kehittämisen malli mahdollisti keskittymisen oleelliseen

Projektissa oli alusta lähtien tavoitteena luoda hyvä yhteistyö sovellustoimittajan ja tilaajan välillä ja noudattaa ketterän kehittämisen periaatteita. Fimea panosti myös omaan ketterän kehittämisen osaamiseen, ja projektin tuoteomistajat kävivät tuoteomistajakoulutuksessa ennen projektin aloittamista. Tiimi kokoontui säännöllisin väliajoin ja projektiin muodostui hyvä me-henki, joka säilyi koko projektin ajan ja näkyi yhteisenä vastuun kantamisena ja toteutuksen hyvänä laatuna. 

Käytännössä projektissa onnistuttiin luomaan erittäin toimiva tapa tehdä yhteistyötä järjestelmätoimittajien kanssa ja noudattamaan ketterän kehityksen periaatteita. Jokaisen sprintin jälkeen pidettiin avoin demo, jossa esiteltiin mitä sprintin aikana on saatu aikaiseksi. Avoimet demot toivat läpinäkyvyyttä tekemiseen ja toimivat koulutussessioina tuleville loppukäyttäjille. 

Testiympäristö saatiin pystyyn nopeassa aikataulussa ja jatkuva testaaminen ja loppukäyttäjien huomioiminen kehityksen aikana toimivat erittäin hyvin. Loppukäyttäjätestauksen aloitus projektin aikaisessa vaiheessa toi selkeää hyötyä projektin loppuvaiheessa, koska tuotantoon menevän järjestelmän laatu oli jatkuvan testaamisen myötä erittäin hyvää ja hyväksymistestaus pystyttiin tekemään kevyemmällä tavalla.  

Projektin tuoteomistajat omaksuivat hienosti oman roolinsa ja totesivatkin projektin retrospektiivissä, että muitakin projekteja tulisi tehdä samalla tavalla. Kaikkia määrittelyjen aikana tulleita yksityiskohtia ei olisi mitenkään ollut mahdollista tietää ennakkoon ja ketterä hankinta mahdollisti sen, että kaikesta pystyttiin sopimaan ja aina arvioimaan, että tehdään seuraavaksi kaikista arvokkainta asiaa.

Projektin toimintatavoista muodostetiin jatkuvasti kehittyvä toimintamalli, joka tuo systemaattisesti hyviä käytäntöjä Fimean kehityshankkeisiin ja joita pyritään toistamaan myös jatkossa toimittajariippumattomasti.  

Lue lisää:

Fimean verkkouutinen 7.12.2023: Haittavaikutusten sähköinen ilmoittaminen uudistuu