Fimeas fotavtryck – socialt, ekologiskt och ekonomiskt ansvar

Med fotavtryck i ansvarsarbetet avses den direkta inverkan som organisationens verksamhet har på miljön, människorna och samhället. Fimea strävar efter att minska de negativa ekologiska, sociala och ekonomiska konsekvenserna av sin verksamhet.

Socialt ansvar

I och med hybridarbetet där en del av personalen arbetar på kontoret och en del på distans har verksamhetssätten i anslutning till ergonomi, hjärnergonomi och användningen av gemensamma redskap blivit allt viktigare. I Fimea har man således kommit överens om praxis som också främjar personalens hjärnergonomi, samarbete och välbefinnande. Till exempel börjar Fimeas alla interna möten jämna timslag och slutar exakt tio i. På så sätt får var och en tid att både psykiskt och fysiskt övergå till ett eventuellt nästa möte. Därtill utarbetades anvisningar och tips för utförande av uppgifter som kräver särskilt mycket koncentration, för mötespraxis och för utvecklandet av kommunikationen. År 2022 genomfördes också en enkät om arbetsplatskommunikation särskilt ur distans- och hybridarbetets synvinkel: upp till 84 procent av dem som svarade på enkäten upplevde att distans- och hybridarbetet har förbättrat kommunikationen på arbetsplatsen eller att kommunikationen har fungerat som tidigare.

Ungefär 84 procent av dem som svarade på enkäten upplevde att distans- och hybridarbetet har förbättrat kommunikationen på arbetsplatsen eller att kommunikationen har fungerat som tidigare.

Fimea vill aktivt stärka kunskapsstyrningen. Utöver mål- och utvecklingssamtalen coachades och instruerades cheferna att föra en kontinuerlig dialog åtminstone i form av månatliga möten om läget. Kompetensutvecklingen fokuserar förutom på substanskompetens även på gemensam strategisk kompetens, såsom betjänande expertis. Med ett coachande ledarskap vill man förutom att stöda arbetet även möjliggöra personalens utveckling och karriärplanering. I Fimea satsade man även på att öka rörligheten och personalrotationen med målet att inkludera den i den systematiska personalutvecklingen. 

I statens personalundersökning VMBaro, som genomfördes 2022, ökade de anställdas tillfredsställelse något jämfört med året innan. VMBaro analyserades med hjälp av en dialog som både personalen och cheferna coachades i.

Det är viktigt för Fimea att möjliggöra ett multilokalt arbete och sysselsättning på flera orter. Multilokalt arbete gör det också möjligt att anställa den sökande som bäst lämpar sig för arbetsuppgiften oberoende av ort. Fimea erbjuder gärna framtidens experter en utsiktsplats över arbetslivet vid statens ämbetsverk i form av avlönade praktikplatser.

Ekologiskt och ekonomiskt ansvar

Statskontoret håller tillsammans med koncernaktörerna på att ta fram en beräkning av statsförvaltningens koldioxidavtryck och således behandlas Fimeas koldioxidavtryck inte ännu i den här rapporten. Vårt mål är emellertid att analysera andra möjliga indikatorer av vår verksamhet, med hjälp av vilka vi kan bidra till att minska klimatutsläppen.

Fimea största negativa konsekvenser för miljön hänför sig till lokaler och resor; lokalerna förbrukar energi och resorna ger upphov till utsläpp. Fimea har fäst uppmärksamhet vid de negativa miljökonsekvenserna av resor genom att följa statens resestrategi, där man betonar miljöansvar genom att minska antalet resor, främja miljövänliga resesätt och öka utsläppseffekterna som en del av bedömningen av de totala resekostnaderna. Inspektioner på distans har blivit ett permanent verktyg vid sidan av inspektioner på plats. På samma sätt som hela inspektionsverksamheten grundar sig valet av objekt som inspekteras på distans på en riskbedömning.

Fimea strävar efter att minska de negativa miljökonsekvenserna av sina lokaler genom att vara en föregångare i verkställandet av statens lokalstrategi. Fimea har följt lokalstrategin genom att effektivera användningen av lokalerna samt genom att tillsammans med Institutet för hälsa och välfärd och Regionförvaltningsverket ta i bruk gemensamma lokaler. År 2022 verkade Fimea i lokaler i Helsingfors och Åbo som förvaltas av Senatfastigheter som ansvarar för statens lokaler (Senatfastigheters samhällsansvarsrapport: Samhällsansvar). I början av 2023 flyttade lokalerna i Kuopio till den tidigare länsstyrelsens huvudbyggnad som förvaltas av Senatfastigheter och på våren 2023 flyttas även lokalerna i Tammerfors till ämbetshuset Attila som förvaltas av Senatfastigheter. Under de närmaste åren kommer även lokalerna i Uleåborg att flytta till länsstyrelsens före detta byggnad som förvaltas av Senatfastigheter.

Under de senaste åren har Fimeas ekologiska fotavtryck påverkats särskilt av digitaliseringen av ärendehanteringsprocesserna. Projektet för massdigitalisering av handlingar som ska arkiveras avslutades i september 2022 och samtidigt avstod Fimea från den sista lokalen för distansarkivering i Helsingfors. Projektet inleddes 2019 och under projektet överfördes sammanlagt 1 430 hyllmeter handlingar till Riksarkivet. I Riksarkivet digitaliseras materialet och förvaras endast i digital form. Fysiskt arkivmaterial förstörs. Projektet för massdigitalisering har haft en strategisk koppling till kravet på en effektiv användning av lokalerna. Projektet minskar inte avsevärt enbart Fimeas negativa miljökonsekvenser, utan ger också ekonomiska besparingar. Under hela projektets gång har arkivutrymmena minskats med 3 393 hyllmeter netto, då projektet kopplades till ett projekt för att ordna ett pappersarkiv som inleddes flera år tidigare. Då alla arkiveringslokaler på distans nu har frångåtts utgör de inbesparade hyreskostnaderna 195 000 euro per år. Digitaliseringen av ärendehanteringsprocessen stöder också ett multilokalt arbete.

Under hela projektet har nettominskningen av arkivutrymmena varit 3 393 hyllmeter och de inbesparade hyreskostnaderna 195 000 euro per år.

Fimea är ett nettobudgeterat ämbetsverk som får finansiering i huvudsak från klientavgifterna hos aktörerna inom läkemedelsområdet. År 2022 uppgick Fimeas bruttoutgifter till 35 miljoner euro och bruttoinkomsterna till 28,4 miljoner euro. Skillnaden mellan utgifter och inkomster täcks ur statens budgetmedel. Försäljningstillstånd för läkemedelspreparat, tillstånds- och inspektionsavgifter för aktörer inom läkemedelsbranschen samt kvalitetskontrollavgifter enligt en separat lag utgjorde 2022 cirka 86 procent av ämbetsverkets totala finansiering, exklusive outnyttjade anslag som överförts från året innan. De resterande 13 procent är verksamhet som finansieras ur statsbudgeten, vilka är allmän myndighetsstyrning av läkemedelstillsynen, verksamheten inom processen för utvärdering av farmakopé- och läkemedelsbehandlingar. En procent utgörs av projektfinansiering från EU och ministeriet. Fimea beviljades sammanlagt 4 784 000 euro i budgeten och tilläggsbudgeten för 2022. Bokslutet och verksamhetsberättelsen 2022 (på finska) ger en heltäckande bild av Fimeas ekonomi.

Offentliga upphandlingar inom ramen för upphandlingslagen och Fimeas upphandlingsstadga är en del av det ekonomiska ansvaret. Fimea följer den nationella förvaltningens upphandlingsstrategi genom att i så stor utsträckning som möjligt använda Hansels ramavtal och följa upp upphandlingsplanen i enlighet med Statskontorets anvisningar. I den nationella upphandlingsstrategin fastställs riktlinjer och mål för upphandlingarnas ekonomiska, sociala och ekologiska hållbarhet. Hansel fäster aktivt uppmärksamhet vid upphandlingarnas ansvarsfullhet i ramavtalen och har fastställt kännetecknen på ekonomiskt ansvar, miljöansvar och socialt ansvar i de gemensamma upphandlingarna för ramavtalsleverantörerna. Vid användningen av ramavtal väljer Fimea i mån av möjlighet de leverantörer som uppfyller kännetecknen i fråga.