Fimeas fotavtryck – socialt, ekologiskt och ekonomiskt ansvar

Med fotavtryck i ansvarsarbetet avses den direkta inverkan som organisationens verksamhet har på miljön, människorna och samhället. Fimea strävar efter att minska de negativa sociala, ekologiska och ekonomiska konsekvenserna av sin verksamhet.

Socialt ansvar

Utveckling av interaktionsfärdigheter och dialog. Fimea har under de senaste åren satsat på att utveckla personalens interaktionsfärdigheter och dialog. Målet är en så bra och trygg arbetsplats som möjligt. Fimeas strategiska mål ”Betjänande expertis” betonar också vikten av att hjälpa arbetskamraterna och dela med sig av sin expertis i arbetsgemenskapen.

Coachande arbetssätt. År 2023 inledde Fimea en utbildning i coachande arbetssätt för hela personalen. Målet var att personalen lär sig tillämpa ett coachande arbetssätt i vardagliga interaktionssituationer, öka samarbetet över enhetsgränserna och stärka den lokala gemenskapen. Coachningen fortsätter 2024.

Stöd för personalens resurser. Den ökade arbetsmängden och det faktum att distansarbete blivit allt vanligare framhävde vikten av att ta hand om personalens resurser. Fimea ordnade chefsforum där man behandlade ledning av arbetsförmågan och att föra utmanande situationer på tal. Arbetsplatsutredningarna och hälsoundersökningarna fortsatte för att främja arbetstagarnas hälsa. I statens personalundersökning som genomfördes 2023 ökade de anställdas tillfredsställelse med arbetet något jämfört med året innan. 

För Fimea är det viktigt att möjliggöra arbete på flera platser och sysselsättning på flera orter. Multilokalt arbete ger möjlighet att välja den sökande som bäst lämpar sig för uppgiften oberoende av var i landet personen bor. Fimea erbjuder också gärna framtidens experter avlönade praktikplatser vid statens ämbetsverk. År 2023 pågick flera IT-utvecklingsprojekt vid Fimea. Ett av Fimeas villkor vid konkurrensutsättningarna av projekten var att även en juniorkodare, som är i början av sin karriär, alltid deltar i projekten.

Ekologiskt och ekonomiskt ansvar

Fimea har omfattande rättigheter till distansarbete, vilket minskar till exempel utsläppen i samband med arbetsresor och kontorsbyggnadernas energiförbrukning. 

Även distansinspektioner är en permanent del av Fimeas verktygslåda vid sidan av inspektioner på plats. Liksom hela inspektionsverksamheten grundar sig valet av objekt för distansinspektion på en riskbedömning och det finns noggranna anvisningar om valet av inspektionsmetod som beaktar målen för inspektionen. 

Fimea fäster uppmärksamhet vid miljökonsekvenserna av resor och följer statens resestrategi. I strategin betonas miljöansvar genom att minska antalet resor, gynna miljövänliga färdsätt och inkludera utsläppseffekterna i bedömningen av de totala kostnaderna för resor.

Fimea fortsatte att utveckla och digitalisera serviceprocesserna och genomförde flera utvecklingsprojekt i samband med vilka systemen förnyades och e-tjänsterna utvecklades. Till exempel förnyades anmälan om störningar i tillgången till läkemedelspreparat och biverkningar och likaså infördes en ny e-tjänst för aktörs- och produktregistrering av medicintekniska produkter. Målet med flera IT-utvecklingsprojekt har varit att minska det manuella arbetet och samtidig användning av flera parallella system och därigenom också öka tillfredsställelsen med arbetet. Elektroniseringen av processerna syns också i att antalet försändelser per brevpost har minskat med 70 procent sedan 2022 och samtidigt har också användningen av kopieringspapper minskat. Uppskattningsvis cirka 90 procent av Fimeas tjänster omfattas av de digitaliserade tjänsterna och högst 10 procent genomförs via traditionell brevpost eller telefontjänster.

Övergången till molntjänster som inleddes 2022 framskred systematiskt och i enlighet med den offentliga sektorns riktlinjer då vi överförde de system som används till ett offentligt moln och utvecklade nya molnbaserade lösningar. Fimea överförde 16 IT-tjänster till molnet under 2023. Jämfört med traditionella datacenter förbättrar molntjänster Fimeas IT-tjänsters effektivitet, flexibilitet och ansvarsfullhet:

• Miljövänlighet. Molntjänsterna ger Fimea möjlighet att effektivare använda den serverkapacitet som Fimea utnyttjar, vilket minskar energiförbrukningen och koldioxidavtrycket.
• Informationssäkerhet. Leverantörer av molntjänster satsar på informationssäkerhet och infrastrukturen är bättre skyddad än i traditionella datacenter.
• Kostnadsbesparingar. Molntjänsterna är kostnadseffektiva: Fimea betalar endast för användningen och behöver inte upprätthålla extra kapacitet eller en egen infrastruktur. Även kostnaderna för utveckling kan beräknas genom konkurrens, då det finns fler aktörer som utvecklar molntjänster på marknaden. 
• Möjlighet till uppföljning. Molntjänsterna erbjuder noggrannare uppföljning av hur kapaciteten utnyttjas. Dessutom får tjänsteproducenterna rekommendationer om hur Fimea kan använda molntjänster på ett mer ekologiskt sätt.

Fimea strävar efter att minska de negativa miljökonsekvenserna av sina lokaler genom att genomföra statens lokalstrategi. Till exempel har Fimea effektiviserat användningen av lokaler genom att övergå till statens gemensamma lokaler som administreras av Senatfastigheter till den del det har varit möjligt. År 2023 arbetade Fimea i gemensamma lokaler i Kuopio och Tammerfors (Senatkoncernens rapport om samhällsansvar: Samhällsansvar, www.senaatti.fi, på finska). Dessutom inledde Senatkoncernen ett projekt för att planera en gemensam arbetsmiljö i ämbetshuset i Åbo, där Fimea deltar. Även i Uleåborg pågår ett projekt för en gemensam arbetsmiljö. Fimea har deltagit i Senatkoncernens energisparprogram (www.senaatti.fi, på finska) (kampanjen Snäppet svalare) vid alla sina verksamhetsställen.

Fimeas finansiering består i huvudsak av kundavgifter för aktörer inom läkemedelsområdet. Försäljningstillstånd för läkemedelspreparat, tillstånds- och inspektionsavgifter för aktörer inom läkemedelsbranschen samt kvalitetskontrollavgifter enligt en separat lag utgjorde 2023 cirka 87 procent av ämbetsverkets totala finansiering. De återstående tio procenten är verksamhet som finansieras ur statsbudgeten samt tre procent projektfinansiering från EU och ministeriet. Bokslutet och verksamhetsberättelsen 2023 (www.julkari,fi, på finska) ger en heltäckande bild av Fimeas ekonomi.

Offentliga upphandlingar inom ramen för upphandlingslagen och Fimeas upphandlingsstadga är en del av det ekonomiska, ekologiska och sociala ansvaret. Fimea utnyttjar i sina upphandlingar i första hand ramavtal som konkurrensutsatts av den offentliga förvaltningens enhet för samordnad upphandling, Hansel. Gemensam upphandling är ett effektivt sätt att genomföra upphandlingsstrategin och främja ansvaret inom den offentliga förvaltningen. Ansvarsaspekten ingår i Fimeas interna upphandlingsanvisningar. Av de leverantörer som deltar i konkurrensutsättningarna förutsätts att de samhälleliga förpliktelserna har fullgjorts på behörigt sätt: anbudsgivarna har betalat sina skatter och socialskyddsavgifter samt iakttar lagstadgade skyldigheter som berör miljöskydd, arbetarskydd, arbetsförhållanden och arbetsvillkor.